Matkailun asiapapereiden tietosuojaseloste
Autoliitto on sitoutunut varmistamaan, että tietosi ovat turvassa ja niitä suojataan hakiessasi matkailun asiapapereita. Tämä tietosuojaseloste koskee sinua, kun haet Autoliitolta seuraavia matkailun asiapapereita:
- USA-liite
- Saksan ympäristötarra
- Valtakirja.
Kansainvälisen ajokortin tietosuojaselosteeseen pääset tutustumaan tästä. Tilatessasi Sveitsin moottoritietarran AL-kaupasta sinua koskee AL-kaupan tietosuojaseloste, johon pääset tutustumaan tästä.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Autoliitto ry
0201009-3
Hämeentie 105 A, 00550 Helsinki
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Marko Haaranen
Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava(at)autoliitto.fi
2. Milloin ja mitä tietoja keräämme
Tässä kerromme miten ja mitä tietojasi keräämme, kun haet USA-liitettä, Saksan ympäristötarraa tai valtakirjaa.
2.1. Hakiessasi USA-liitettä
USA-liitteen käsittelemistä ja kirjoittamista varten tarvitsemme sinulta seuraavia tietoja:
- Etunimi, sukunimi
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Matkalle lähtöpäivä
- Maksutapa
- Kopio ajokortista.
Edellä mainitut tiedot keräämme, kun asioit toimipisteellämme ja annat tarvittavat tiedot työntekijällemme tai toimitat tarvittavat tiedot postitse. Tietojen kerääminen on pakollista, jotta pystymme käsittelemään USA-liite hakemuksesi ja luovuttamaan valmiin asiakirjan sinulle.
2.2. Hakiessasi Saksan ympäristötarraa
Saksan ympäristötarran käsittelemistä ja tilaamista varten tarvitsemme sinulta seuraavia tietoja:
- Etunimi, sukunimi
- Ajoneuvon rekisterinumero
- Matkalle lähtöpäivä
- Autoliiton – tai SF-Caravanin jäsennumero
- Postiosoite
- Puhelinnumero, sähköposti
- Maksutapa
- Ajoneuvon rekisteröintitodistuksen kopio osasta 1
- Kopio suoritetusta maksusta
Edellä mainitut tiedot keräämme, kun asioit toimipisteellämme ja annat täytetyn hakemuslomakkeen liitteineen työntekijällemme tai toimitat täytetyn hakemuslomakkeen liitteineen postitse. Tietojen kerääminen on pakollista, jotta pystymme käsittelemään hakemuksesi, tilaamaan tarran ja luovuttamaan sen sinulle.
2.3. Hakiessasi valtakirjaa
Valtakirjan leimaamista varten sinun tulee täyttää valtakirjaan seuraavat tiedot:
- Valtuuttajan / ajoneuvon omistajan etunimi ja sukunimi
- Valtuuttajan / ajoneuvon omistajan osoitetiedot
- Ajoneuvon rekisterinumero ja merkki
- Ajoneuvon käyttäjän / kenet valtuutetaan etunimi ja sukunimi
- Ajoneuvon käyttäjän / kenet valtuutetaan osoitetiedot
- Valtuutusaika
Edellä mainitut tiedot keräämme, kun asioit toimipisteellämme ja annat täytetyn valtakirjan työntekijällemme tai toimitat täytetyn valtakirjan postitse. Tietojen kerääminen on pakollista, jotta pystymme leimaamaan valtakirjan ja luovuttamaan sen sinulle.
2.4. Maksaessasi tarvitsemasi matkailun asiapaperin
USA-liitteen, Saksan ympäristötarran ja valtakirjan voi maksaa noutaessasi sen postin – tai Autoliiton toimipisteeltä sekä suoraan AL-kaupassa. Maksaessasi matkailun asiapaperin toimipisteellämme keräämme maksuun liittyviä tietoja. Jos maksat matkailun asiapaperin AL-kaupassa, keräämme tietojasi AL-kaupan tietosuojaselosteen mukaisesti. AL-kaupan tietosuojaselosteeseen voit tutustua tästä.
2.5. Asioidessasi asiakaspalvelumme kanssa
Jos sinulla tulee kysyttävää esimerkiksi Saksan ympäristötarran hakemukseen liittyen, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme. Huomioithan, että ottaessasi yhteyttä asiakaspalveluumme puhelimitse nauhoitamme saapuvat puhelut.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietojasi seuraavia käyttötarkoituksia varten:
- Matkailun asiapaperi hakemuksen vastaanottamiseksi ja sen käsittelemiseksi
- Kirjoittaaksemme, leimataksemme ja/tai tilataksemme tarvitsemasi asiapaperin
- Luovuttaaksemme taikka toimittaaksemme tarvitsemasi asiapaperin haluamallasi tavalla
- Toteuttaaksemme ja kehittääksemme asiakaspalvelua
- Noudattaaksemme kirjanpitolakia
Henkilöjesi käsittelyn pääasiallisena oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano. Henkilötietojasi voidaan käsitellä myös meidän oikeutetun edun – tai lakisääteisen velvoitteen perusteella. Käsittelemme henkilötietojasi perustuen oikeutettuun etuumme silloin, kun toteutamme tarvitsemaasi asiakaspalvelua. Oikeutettu etumme perustuu haluumme avustaa sinua matkailun asiapapereihin liittyvissä kysymyksissä tai tiedusteluissa sekä jättääksemme mahdollisimman hyvän asiakaskokemuksen. Lisäksi meillä on oikeutettu etu käsitellä tietojasi, jotta voimme kehittää asiakaspalveluamme. Lakisääteisen velvoitteen nojalla käsittelemme tietojasi noudattaessamme kirjanpitolakia.
4. Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietojasi vain tarvittavan ajan, jotta pystymme toteuttamaan edellä mainitut käyttötarkoitukset. Säilytämme matkailu asiapaperi hakemuksia korkeintaan yhden vuoden siitä, kun olemme toimittaneet sinulle tarvitsemasi asiapaperin.
Asiakaspalvelun yhteydessä syntyneitä puhelunauhoitteita säilytämme korkeintaan kaksi vuotta siitä, kun puhelunauhoite on syntynyt.
Edellä mainittujen säilytysaikojen lisäksi voimme säilyttää tietojasi myös pidempään, jos kirjanpitolaki meitä siihen velvoittaa. Maksuun liittyvien tietojesi säilytysaika on kuitenkin rajoitettu siten, että tietoja ei säilytetä pidempään kuin kuusi vuotta.
5. Kenelle jaamme tietojasi
Emme koskaan anna tietojasi kolmansille osapuolille, joilla ei ole oikeutta saada tietojasi. Tässä tietosuojaselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi käytämme kuitenkin palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietojasi. Varmistamme sopimusjärjestelyin, että käyttämämme palveluntarjoajat tai kumppanimme käsittelevät tietojasi tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja muutoinkin tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla.
Seuraavassa taulukossa on lueteltuna tahot, joille tietojasi voi siirtyä hakiessasi matkailun asiapapereita:
Vieritä vaakasuunnassa
| Tiedon vastaanottaja | Syy |
|---|---|
| USA-liitteitä kirjoittavat ja valtakirjoja leimaavat autopalvelukeskukset: Hinausautokeskus Oy Apu Pesoset Oy Ruuskanen Yhtiöt Oy Harkka-Yhtiöt AB Sixt Autovuokraamo Jyväskylä | Autoliiton autopalvelukeskuksesta, jotka käsittelevät tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Huomioi, että Autoliiton autopalvelukeskukset eivät vastaanota tai käsittele Saksan ympäristötarra hakemuksia. |
| Suomen posti tai DHL-kuljetuspalvelu | Mikäli haluat vastaanottaa valmiin asiapaperin postitse toimitusvaihtoehtoina ovat Suomen postin postiennakko tai DHL-kuljetuspalvelu. Valmiin asiapaperin toimitusta varten nimitiedot sekä toimitusosoitteentiedot siirtyvät valitsemasi palveluntarjoajan lähetille, joka toimittaa asiapaperin sinulle. |
| AinaCom Oy | Kuten tässä tietosuojaselosteessa on määritelty, tallennamme asiakaspalvelu puhelut. Asiakaspalvelu puheluiden nauhoittamista varten hyödynnämme AinaCom Oy:n ylläpitämää puhelinjärjestelmää. |
| Viranomaiset tai tuomioistuimet | Voimme olla myös velvoitettuja siirtämään tietojasi muille viranomaistahoille tai tuomioistuimille sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. |
6. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Emme siirrä tai luovuta tietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Profilointi
Emme käytä profilointia tai automaattista päätöksentekoa henkilötietojesi käsittelyn yhteydessä.
8. Oikeutesi
Sinulla on seuraavat oikeudet tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
Oikeus saada pääsy tietoihin (oikeus tarkistaa tiedot)
Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja on tallennettu sekä saada kopio tiedoista. Voit esittää tarkastuspyynnön täyttämällä tarkastuspyyntölomakkeen ja toimittamalla sen lomakkeen ohjeiden mukaisesti. Lomakkeen löydät täältä.
Oikeus tietojen korjaamiseen ja poistamiseen
Täytä matkailun asiapaperia koskeva hakemus mahdollisimman huolellisesti ja tarkasti. Olet itse vastuussa antamiesi tietojen oikeellisuudesta. Mikäli huomaat, että olet antanut virheellisiä tietojasi itsestäsi hakemuksessa, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä asiakaspalveluumme taikka tässä tietosuojaselosteessa määritettyyn yhteyshenkilöön.
Sinulla on oikeus lain nojalla saada tarpeettomat tiedot poistetuksi, jos tietoja ei enää tarvita tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin. Sinulla on myös oikeus saada tiedot poistetuksi, jos tietojasi on käsitelty lainvastaisesti viranomaisen päätöksen mukaisesti. Mikäli haluat tietosi poistettava voit ottaa yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa määritettyyn yhteyshenkilöön.
Voit myös esittää pyynnön tietojesi korjaamiseksi taikka niiden poistamiseksi täyttämällä ja toimittamalla tietojen oikaisemista ja/tai poistamista koskevan lomakkeen. Lomakkeen ja sen täyttöohjeet löydät täältä.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa tietojesi käsittelyä asiakaspalvelutarkoituksiin. Jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä asiakaspalvelutarkoituksiin ota yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa määritettyyn yhteyshenkilöön. Huomioi kuitenkin, että meillä on oikeus jatkaa tietojesi käsittelyä vastustamisestasi huolimatta, jos tietojesi käsittelyyn on olemassa perusteltu syy, joka syrjäyttää etusi tai oikeutesi tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi taikka puolustamiseksi.
Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen
Tietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että tietoa tai tietoja ei pyynnöstäsi käsitellä, vaikka ne silti säilytetään (ns. passiivitilassa) Autoliitossa.
Sinulla on oikeus lain nojalla rajoittaa tietojesi käsittelyä, jos tiedot ovat mielestäsi virheellisiä. Rajoittamisen aikana selvitetään tietojen paikkansapitävyys. Sinulla on myös oikeus vaatia tietojesi säilyttämistä rajoitettuna, jos tietoja on käsitelty viranomaisen määräyksen mukaan lainvastaisesti ja et halua tietojasi poistettavan. Jos haluat rajoittaa tietojesi käsittelyä ota tässä tietosuojaselosteessa määritettyyn yhteyshenkilöön.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että oikeuksiasi on rikottu, voit tehdä asiasta valituksen tietosuojaviranomaiselle Euroopan Unionin alueella. Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi.
9. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Varaamme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Tilanteissa, joissa matkailun asiapapereiden hakemiseen, käsittelemiseen taikka niiden luovuttamiseen tulee muutoksia, voimme samalla joutua muokkaamaan tätä tietosuojaselostetta. Lainsäädännön muutokset saattavat myös asettaa tarpeita muuttaa tai tarkentaa tämän tietosuojaselosteen osia.