Työnhakijan tietosuojaseloste
Autoliitto ry ja AL-palvelut Oy – työnhakijan tietosuojaseloste
Hyvä työnhakijamme. Autoliitto ry ja AL-palvelut Oy (jäljempänä yhdessä ”Autoliitto”, ”me” tai ”meidän”) toimivat tietosuojalainsäädännön mukaisina rekisterinpitäjinä henkilötiedoille, joita käsitellään Autoliiton työnhakijoista (jäljempänä myös ”rekisteröidyt”, ”sinä” tai ”sinun”). Sinun tietojesi rekisterinpitäjänä toimii joko Autoliitto ry tai AL-palvelut Oy, riippuen siitä, kumpaan olet hakemassa töihin.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme käytännöt, joiden mukaisesti käsittelemme työnhakijoidemme henkilötietoja. Kerromme esimerkiksi mitä henkilötietoja tarvitsemme työnhaun aikana sekä näiden henkilötietojen käyttötarkoitukset. Lisäksi kerromme sinulle oikeuksistasi henkilötietojen käsittelyyn liittyen.
Huolehdimme, että henkilötietoihisi on pääsy vain niillä nimetyillä henkilöillä, joilla on työtehtäviinsä liittyen tarve päästä tietoihin. Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelyyn liittyen, ota yhteyttä hakuilmoituksessa avoinna olevasta tehtävästä lisätietoja antavaan henkilöön tai Autoliiton tietosuojavastaavaan.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Autoliitto ry
0201009-3
Hämeentie 105 A, 00550 Helsinki
TAI
AL-palvelut Oy
0606127-7
Hämeentie 105 A, 00550 Helsinki
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Marko Haaranen
Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava(at)autoliitto.fi
2. Miten ja mitä tietoja keräämme
Työnantajana tarvitsemme ja käsittelemme työnhakijoistamme muun muassa seuraavia tietoja:
- Perustiedot ja yhteystiedot
- Työhakemus ja sen liitteet kuten CV ja mahdolliset suosituskirjeet ja todistusjäljennökset
- Työhaastattelusta tehdyt muistiinpanot ja mahdolliset hakijan suostumuksella tehdyt tallenteet
- Mahdolliset ulkoisen konsultin tai testaajan lausunnot ja testitulokset
- Mahdollisesti teetettyjen turvallisuusselvitysten tulokset. Turvallisuusselvitys tehdään aina työnhakijan suostumuksella.
Edellä mainitut tiedot keräämme ensisijaisesti sinulta itseltäsi mutta osin myös henkilöstövalintaan erikoistuneiden yhteistyökumppaneittemme avulla. Turvallisuusselvitysten tiedot saadaan viranomaisilta tai sinulta itseltäsi turvallisuusselvityslain 726/2014 mukaisesti.
Voit työnhakijana kieltäytyä antamasta näitä tietoja mutta niiden puuttuessa emme todennäköisesti voi käsitellä työhakemustasi tai palkata sinua.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Seuraavassa taulukossa kuvataan henkilötietojesi eri käyttötarkoitukset sekä henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet.
Vieritä vaakasuunnassa
| Käyttötarkoitus | Oikeusperuste | Lisätietoja |
|---|---|---|
| Työnhakijan sopivuuden arviointi eli hakuprosessi. | Työnantajan oikeutettu etu: työnantajalla on oikeus käsitellä työnhakijan tietoja valitakseen sopiva työntekijä ja oikeus käyttää työnhakijan yhteystietoja työnhakua koskevaan viestintään. | |
| Työnhakijan perustietojen käyttäminen työsopimuksen laatimiseen. | Työsopimuksen laatiminen on työnantajan lakisääteinen velvollisuus. | Työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä kysytään lisää tietoja. Niiden käsittelyyn liittyvä työntekijän tietosuojainformointi on työsuhteen tietosuojaselosteessa mikä annetaan uudelle työntekijälle tiedoksi työsopimuksen solmimisen yhteydessä. |
4. Henkilötietojen säilytysaika
Työnhakuun liittyviä tietojasi säilytetään lähtökohtaisesti kuusi kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta. Jos olet lähettänyt avoimen hakemuksen, joka ei liity mihinkään avoinna olevaan tehtävään, säilytämme tietojasi yhden kalenterivuoden ajan.
Voit kysyä lisää tietojesi säilytysajoista ottamalla yhteyttä Autoliiton tietosuojavastaavaan.
5. Kenelle jaamme tietojasi
Emme koskaan anna tietojasi kolmansille osapuolille, joilla ei ole oikeutta saada tietojasi. Henkilötietojesi käsittelyssä käytämme kuitenkin ulkoisia palveluntarjoajia, jolloin varmistamme sopimusjärjestelyin, että palveluntarjoajat ovat sitoutuneet salassapitoon ja käsittelevät tietojasi tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla. Seuraavassa taulukossa on lueteltuna tahot, joille tietojasi siirtyy säännönmukaisesti.
Vieritä vaakasuunnassa
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Käytämme Microsoftin M365-alustaa sähköpostin käsittelyssä ja toimisto-ohjelmistojemme tallennusalustana. |
6. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietojasi käsitellään pääsääntöisesti Suomessa ja EU:n sisällä. Käyttämiemme palveluntarjoajien, lähinnä
Microsoft 365 -palvelun kautta tietojasi ja työnhakuun liittyvää sähköpostiviestintääsi voi kuitenkin siirtyä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietojasi siirtyy EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle varmistamme, että riittävän tietosuojan taso säilyy tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
7. Profilointi
Emme profiloi työnhakijoitamme taikka käytä algoritmein tai muin tietoteknisin keinoin tehtävää profilointia työnhakijoidemme tietojen käsittelyssä.
8. Oikeutesi
Sinulla on seuraavat oikeudet tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
Oikeus saada pääsy tietoihin (oikeus tarkistaa tiedot)
Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja on tallennettu ja saada kopio kyseisistä tiedoista.
Oikeus tietojen korjaamiseen
Huolehdimme käytettävissä olevien mahdollisuuksiemme mukaan käsittelemiemme tietojen laadusta ja oikeellisuudesta. Oikaisemme, poistamme tai täydennämme virheellisen tai tarpeettoman tiedon omaaloitteisesti tai pyynnöstäsi mahdollisimman nopeasti. Olet kuitenkin itse vastuussa antamiesi perustietojen oikeellisuudesta. Sinun vastuullasi on myös ilmoittaa, mikäli antamissasi tiedoissa tapahtuu muutoksia.
Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen
Tietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että vaikka tietojasi säilytetään (ns. passiivitilassa), niitä ei pyynnöstäsi käsitellä.
Sinulla on oikeus lain nojalla rajoittaa tietojesi käsittelyä, jos katsot, että tietosi ovat virheellisiä. Rajoittamisen aikana selvitetään tietojen paikkansapitävyys. Sinulla on myös oikeus vaatia tietojesi säilyttämistä rajoitettuna, jos tietoja on käsitelty viranomaisen määräyksen mukaan lainvastaisesti mutta et halua tietojasi poistettavan.
Oikeus vaatia tietojen poistamista
Voit vaatia tietojesi poistamista joko kokonaan tai osittain. Hakuprosessin ollessa kesken vaatimus tietojen poistamisesta johtaa osaltasi hakuprosessin keskeytymiseen. Tarpeettomat tiedot on aina mahdollista vaatia poistettavaksi.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Jokaisella on lain nojalla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä syyllä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu pelkästään rekisterinpitäjälle kuuluvaan oikeutettuun etuun.
Rekisterinpitäjä ei vastustamisoikeuden käytön jälkeen saa enää käsitellä oikeutetun edun perusteella henkilötietoja paitsi, jos käsittelyyn on olemassa perusteltu ja painava syy.
Oikeuksien käyttäminen
Mikäli haluat käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiasi, ota yhteyttä Autoliiton tietosuojavastaavaan.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että oikeuksiasi on rikottu, voit tehdä asiasta valituksen tietosuojaviranomaiselle Euroopan Unionin alueella. Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi.
9. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Varaamme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Tilanteissa, joissa tietojesi käsittelemiseen tulee muutoksia, voimme samalla joutua muokkaamaan tätä tietosuojaselostetta. Lainsäädännön muutokset saattavat myös asettaa tarpeita muuttaa tai tarkentaa tämän tietosuojaselosteen osia.